Nahtlose Integration – Immobilienverwaltung trifft Dokumenten-management mit Rimo R5 und DocuWare
Rimo R5 Dokumentenmanagement einfach integriert: Als Nutzer:in der Immobiliensoftware Rimo R5 von W&W Immo Informatik AG profitieren Sie bereits von einer modernen Verwaltung Ihrer Liegenschaften – jetzt können Sie auch Ihre Dokumente effizient verwalten und Ihre Prozesse ganzheitlich optimieren.
Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Verträge, E-Mails oder Korrespondenz lassen sich direkt mit Rimo R5-Vorgängen verknüpfen und auf Knopfdruck wiederfinden –revisionssicher, standortunabhängig und vollständig digital.
Verwalte smarter – Rimo R5 und DocuWare, die perfekte Verbindung für Ihre Immobilienverwaltung
Mit der Smartdoc-Schnittstelle verknüpfen Sie das zukunftsfähige Dokumentenmanagement-System DocuWare direkt mit Ihrer Rimo R5-Umgebung. Das ermöglicht es, die immobilienwirtschaftlichen Geschäftsprozesse nahtlos mit den zugehörigen Dokumenten zu verbinden – ohne Systembruch zwischen Bewirtschaftungssoftware und DMS. Smartdoc nutzt dabei die offene DMS-Schnittstelle von Rimo R5, um Daten und Dokumente direkt zwischen beiden Systemen auszutauschen.
Dank der direkten Integration in Rimo R5 greifen Sie flexibel aus unterschiedlichen Bereichen Ihres Unternehmens auf archivierte Unterlagen zu. Ein Klick im Objektstamm genügt, um alle zugehörigen Verträge, Rechnungen oder E-Mails anzuzeigen, die im DMS abgelegt sind Diese tiefe Verknüpfung der Systeme steigert die Effizienz und reduziert manuelle Arbeitsschritte deutlich – die manuelle Doppel-Erfassung von Belegen entfällt vollständig Suchzeiten werden verkürzt und Fehlerquellen werden minimiert. Alle relevanten Vertragsdokumente, Briefe oder E-Mails werden automatisch dem richtigen Objekt und Mieter zugeordnet – ganz ohne manuelles Hin- und Herschieben von Dateien Auf diese Weise ist jeder Beleg im DMS mit den passenden Objekt- und Mieterdaten verknüpft, wie sie in Rimo R5 hinterlegt sind. Ihre Mitarbeitenden finden sämtliche Unterlagen genau dort, wo sie sie erwarten, und verlieren keine Zeit mehr mit mühsamer Suche.
Für wen eignet sich DocuWare?
Das digitale Dokumentenmanagement-System DocuWare ist ideal für Unternehmen, die täglich mit vielen Dokumenten arbeiten, im Team Prozesse strukturieren oder standortübergreifend auf Informationen zugreifen müssen. Gerade Immobilienverwaltungen mit hohem Dokumentenaufkommen – etwa Mietverträgen, Rechnungen, Plänen und E-Mails – profitieren von einer solchen Lösung.
DocuWare unterstützt dabei, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig rechtliche Anforderungen wie Archivierungspflichten zuverlässig zu erfüllen. Über die Cloud ist der Zugriff auf alle relevanten Unterlagen jederzeit möglich – ob im Büro oder unterwegs.
Über DocuWare
DocuWare ist eine leistungsstarke Komplettlösung für die digitale Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Dateien lassen sich sicher archivieren, flexibel bereitstellen und in bestehende Prozesse integrieren. Die Software passt sich an Ihre Arbeitsweise an und wächst mit den Anforderungen Ihres Unternehmens. Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung haben jederzeit Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Mit DocuWare liegen alle relevanten Unterlagen zu einem Mieter, Objekt oder Vorgang innerhalb von Sekunden vollständig vor.
Implementierung: So gelingt die Anbindung an Rimo R5
Die Implementierung der Smartdoc-Schnittstelle für Rimo R5 verläuft strukturiert und in enger Abstimmung mit Ihnen. Dank der standardisierten DMS-Connectoren von Rimo R5 ist die technische Anbindung ohne grossen Programmieraufwand möglich. Ein typischer Projektablauf sieht wie folgt aus:
- Bedarfsanalyse & Konzeption: In einem ersten Schritt werden Ihre Anforderungen aufgenommen. Wir klären gemeinsam, welche Rimo R5-Daten (Objekte, Mieterstammdaten, Verträge, Belege usw.) eingebunden werden sollen und definieren die Ziele der Integration. Auf dieser Basis entsteht ein individuelles Konzept für Ihr Rimo R5-Dokumentenmanagement.
- Installation & Konfiguration: Unsere Spezialisten richten DocuWare als zentrales DMS ein und konfigurieren die Schnittstelle zu Rimo R5. Alle relevanten Stammdaten und Felder werden miteinander verknüpft, sodass z. B. die Objekt- und Mieternummern als Indexkriterien für Dokumente dienen. Bestehende Dokumente können bei Bedarf migriert und im DMS hinterlegt werden.
- Testphase & Schulung: Nach der technischen Einrichtung testen wir die Integration ausführlich in Ihrer Systemumgebung. Wir überprüfen, ob alle Dokumente korrekt zugeordnet und übertragen werden. Parallel dazu schulen wir Ihre Mitarbeiter:innen im Umgang mit dem neuen Dokumentenmanagement-Prozess – praxisnah und fokussiert auf Ihre Immobilienabläufe.
- Produktivstart & Support: Ist alles vorbereitet, geht die Schnittstelle live. Ab sofort werden Dokumente und Daten automatisch zwischen Rimo R5 und DocuWare synchronisiert. Wir begleiten den Go-Live und stehen Ihnen auch danach mit Support zur Seite. Ihre Immobilienverwaltung arbeitet nun digitaler, effizienter und kann jederzeit auf unsere Unterstützung zählen, falls Fragen auftreten oder Anpassungen gewünscht sind.
Durch diesen klaren Ablauf ist die Smartdoc-Integration in kurzer Zeit einsatzbereit. Sie profitieren schnell von durchgängigen Prozessen, ohne dass Ihr Tagesgeschäft während der Implementierung unterbrochen wird.
Ihre Vorteile auf einen Blick
Mit dem <strong>Rimo R5 Dokumentenmanagement</strong> von Smartdoc behalten Sie jederzeit die Kontrolle über Ihre Unterlagen – <strong>ganz ohne Systembruch</strong> zwischen Immobilienbewirtschaftung und Archivierung.
Neugierig? Jetzt mehr erfahren – Ihre persönliche Live-Demo
Vereinbaren Sie einen Termin für eine persönliche Live-Demo – und sehen Sie selbst, wie einfach Dokumentenmanagement mit Rimo R5 und Smartdoc funktioniert. Wir führen Ihnen live vor, wie Sie Ihre Immobilienprozesse durch die Smartdoc-Integration vereinfachen und beschleunigen können.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Rimo R5
