Nahtlose Integration – Immobilienverwaltung trifft Dokumenten-management mit ImmoTop2 und DocuWare

Verwalte smarter – ImmoTop2 und DocuWare, die perfekte Verbindung für Ihr Business

Mit der Smartdoc-Schnittstelle verknüpfen Sie das zukunftsfähige Dokumentenmanagement-System DocuWare direkt mit Ihrer ImmoTop2-Umgebung. Das ermöglicht es, kaufmännische Prozesse unkompliziert mit den relevanten Dokumenten zu verknüpfen – und das ganz ohne Systembruch.

Dank der direkten Integration in bexio greifen Sie flexibel aus unterschiedlichen Bereichen Ihres Unternehmens auf archivierte Unterlagen zu. Das steigert die Effizienz und reduziert manuelle Arbeitsschritte deutlich.

Für wen eignet sich DocuWare?

Das digitale Dokumentenmanagement-System DocuWare ist ideal für Unternehmen, die täglich mit vielen Dokumenten arbeiten, im Team Prozesse strukturieren oder standortübergreifend auf Informationen zugreifen müssen.

Gerade Immobilienverwaltungen sehen sich einer Flut an Dokumenten gegenüber – mit DocuWare können sie diese mühelos bewältigen und ihre Arbeitsabläufe optimal gestalten. DocuWare unterstützt dabei, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig rechtliche Anforderungen wie Archivierungspflichten zuverlässig zu erfüllen. Über die Cloud ist der Zugriff auf alle relevanten Unterlagen jederzeit möglich – ob im Büro oder unterwegs..

Über DocuWare

DocuWare ist eine leistungsstarke Komplettlösung für die digitale Verwaltung von Geschäftsdokumenten. Dateien lassen sich sicher archivieren, flexibel bereitstellen und in bestehende Prozesse integrieren. Die Software passt sich an Ihre Arbeitsweise an und wächst mit den Anforderungen Ihres Unternehmens. Mitarbeitende mit entsprechender Berechtigung haben jederzeit Zugriff auf die Informationen, die sie für ihre Arbeit benötigen. Mit DocuWare liegen alle relevanten Unterlagen zu einem Mieter, Objekt oder Vorgang innerhalb von Sekunden vollständig vor.

Alle Dokumente und Daten nahtlos übernommen

Smartdoc nutzt die offene DMS-Schnittstelle von ImmoTop2, um beide Systeme zu verbinden. Über standardisierte API- und Datenbank-Schnittstellen werden Daten gelesen und geschrieben, sodass Ihr DMS stets mit den aktuellen Stammdaten aus ImmoTop2 arbeitet. Objekt- und Mieterdaten, Vertragsinformationen und weitere Kerndaten stehen im Dokumentenmanagement zur Verfügung – manuelle Doppelpflege entfällt.

Umgekehrt werden im DMS archivierte Dateien an ImmoTop2 zurückgespielt und dort verknüpft. Jedes Dokument existiert in ImmoTop2 nur ein einziges Mal – entweder in der internen Ablage oder im externen Smartdoc-Archiv. Alle Dokumententypen können übernommen werden: von Mietverträgen und Nebenkostenabrechnungen über Übergabeprotokolle und Wartungsberichte bis hin zu E-Mail-Korrespondenz. Sie nutzen somit einheitliche Daten und vermeiden Medienbrüche vollständig.