Mit Workflow-Management werden Geschäftsprozesse automatisiert. Damit wird erreicht, dass Unternehmensregeln präzise eingehalten werden und korrekte Prozessabläufe sichergestellt werden. Ganz nebenbei werden die Aufwände eines notwendigen Qualitätsmanagements reduziert, Durchlaufzeiten werden minimiert und die Termintreue verstärkt. Lager- und Verwaltungskosten werden eingespart Freiräume für die wesentlichen Aufgaben geschaffen.

Eingangsrechnungsbearbeitung
Mit einer integrierten Workflow-Lösung von SMARTDOC zur automatisierten Rechnungsverarbeitung werden Eingangsrechnungen effizient verarbeitet, mit und ohne Bestellbezug, als Teil- oder Sammelrechnung, automatisiert und tagesaktuell. Der Umfang einer Rechnung kann dabei von einer bis hin zu mehreren hundert Dokumentenseiten variieren. Medienübergreifend werden alle Eingangskanäle von Brief, Fax, E-Mail bis hin zu elektronischen Austauschformaten (PayNet oder Yellobill) einbezogen. Je nach Organisation kann die Rechnungslesung und -prüfung dezentral oder zentral als „Shared Services“ an einem Standort für das gesamte Unternehmen erfolgen.

Ausgangsrechnungsbearbeitung
Der Prozess der Ausgangsrechnungserstellung gibt die Möglichkeit, ausgehende Rechnungen eines Unternehmens in den einzelnen Fachabteilungen zu erstellen und gemäss einer definierten Genehmigungshierarchie freigeben zu lassen. Der Prozess stellt nach der erfolgten Freigabe diverse Möglichkeiten des Rechnungsversands zur Auswahl und übergibt die Daten in die etablierte Finanzbuchhaltungsapplikation. Dezentral erfasste Rechnungsdaten können auf diese Weise einer zentralisierten Unternehmens- bzw. Konzernbuchhaltung zur Verfügung zugestellt werden.

Ferienantrag und Abwesenheitsmeldung
Mitarbeiter geben lediglich die notwendigen Daten für einen Ferienantrag in den Workflow-Prozess ein. Alle weiteren Informationen werden automatisch verarbeitet und an alle entsprechenden Personen weitergegeben.

Spesenantrag/Spesenabrechnung
Dieser Prozess erfasst Reisekosten- und Spesenbelege und prüft diese automatisch anhand hinterlegter Prozess-Regeln. Die Freigabe erfolgt durch den Vorgesetzten auf elektronischem Weg. Dieser Vorgang reduziert den Verwaltungsaufwand beträchtlich, indem er Fehlerquellen im Vorfeld minimiert, alle Aktivitäten dokumentiert und die automatische Langzeitarchivierung sicherstellt. Darüber hinaus wird die Spesenerfassung vereinfacht, da der Mitarbeiter hinterlegte Hilfestellungen erhält und durch die Formular-Masken geführt wird.

Investitionsantrag
Umständliches Ausfüllen von Formularen und unsichere Freigabeverfahren entfallen, umfassende Transparenz über den jeweiligen Status eines Antrags ist sichergestellt. Aufgrund der festgelegten Genehmigungskriterien (Limiten) für jede einzelne Person ist ein konsequentes Regelsystem implementiert und garantiert nur berechtigte Freigaben.

Dienstleistungsauftrag
Beim Prozess „Dienstleistungsauftrag“ entfällt die Erfassung und Verteilung gängiger (Papier)Formulare einer Werkstatt oder Serviceabteilung einschliesslich Material- und Stundenerfassung. Jeder Bearbeitungsschritt erlaubt eine elektronische Rückfrage und erspart den Mitarbeitern Nachfassaktionen per Telefon oder E-Mail. Dokumente wie zum Beispiel CAD-Zeichnungen können jederzeit hochgeladen und von allen Beteiligten eingesehen werden. Diese Auswertungen erhöhen die Transparenz und geben Aufschluss über aktuelle Aufträge.