Die elektronische Akte als Entscheid­ungsträger und Initiant für Prozessabläufe

Die digitale (oder elektronische) Personalakte ist ein Prozess zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte. Nicht-mitarbeiterbezogene Dokumente wie beispielsweise Formular- und Korrespondenzvorlagen können vom Prozess personalisiert und verarbeitet werden. Des Weiteren können Freigabeprozesse für Mitarbeiteranträge vereinfacht und Auswertungen erstellt werden. Dies geschieht alles unter Wahrung von automatischen Plausibilitäts- und Vollständigkeitsüberprüfungen sowie des Berechtigungsmanagements.

Mit der digitalen Bauakte wird die Baustelle zentral verwaltet. Zu jedem Zeitpunkt kann der Überblick gewahrt werden. Zeitaufwändige und lästige Suchaktionen nach den richtigen Dokumenten entfallen. Ob einzelne Projekte, Mängelerfassungen, Informationen von Lieferanten, Auftragnehmern und Subunternehmer, erfolgte Korrespondenz – alle Unterlagen sind in der digitalen Bauakte auffindbar. Auch von unterwegs ist die komplette Baustellendokumentation jederzeit umgehende verfügbar. Alle Beteiligten greifen so auf einen identischen Datenbestand zu und die gesamte Dokumentation ist revisionssicher im ECM-System abgelegt.

Eine bewährte und sinnvolle Einsatzmöglichkeit für ECM-Lösungen in der Immobilienwirtschaft ist die digitale Mieterakte. Wer unterschiedliche Immobilien verwaltet und bewirtschaftet, braucht jederzeit einen klaren Blick auf alle Informationen rund um Gebäude und Mietverhältnisse. Eine jederzeit detaillierte Sicht auf die Immobilienbestände, -dokumente und den Stand eines Mietobjektes (Umbauten, Rennovationen, Rechnungen, aktuelle Bauvorhaben etc.) ist gewährleistet. Dank gezielter Informationsabfrage sind bei einer Neuvermietung bzw. Anfragen von Mietern oder Maklern Auskünfte umgehend sichergestellt.