Die elektronische Akte als Entscheidungsträger und Initiant für Prozessabläufe

Die <mark style="background-color:rgba(0, 0, 0, 0)" class="has-inline-color has-blue-500-color">elektronische Akte</mark> als Entscheidungsträger und Initiant für Prozessabläufe

Akten Digitalisieren und Prozesse anstossen

Die elektronische Akte für Unternehmen verbindet Inhalte, Geschäftsprozesse und Anwendungen in einer zentralen, digitalen Struktur. Sie dient als Einstiegspunkt für die Vorgangsbearbeitung und die gezielte Recherche von Geschäftsunterlagen.
Aus der Akte heraus lassen sich Prozesse starten, Dokumente aufnehmen oder ganze Vorgänge übersichtlich abbilden. Zusätzlich informiert die elektronische Akte Anwender proaktiv über aktuelle Entwicklungen und bindet auch isolierte Kommunikationskanäle wie E-Mails direkt mit ein.

Die Elektronische Akte in der Praxis

Anwendungsbeispiele

Digitale Personalakte

Die digitale (oder elektronische) Personalakte ist ein Prozess zur Verwaltung elektronischer Dokumente aus der Personalakte. Nicht-mitarbeiterbezogene Dokumente wie beispielsweise Formular- und Korrespondenzvorlagen können vom Prozess personalisiert und verarbeitet werden. Des Weiteren können Freigabeprozesse für Mitarbeiteranträge vereinfacht und Auswertungen erstellt werden. Dies geschieht alles unter Wahrung von automatischen Plausibilitäts- und Vollständigkeitsüberprüfungen sowie des Berechtigungsmanagements.

Digitale Bauakte

Mit der digitalen Bauakte wird die Baustelle zentral verwaltet. Zu jedem Zeitpunkt kann der Überblick gewahrt werden. Zeitaufwändige und lästige Suchaktionen nach den richtigen Dokumenten entfallen. Ob einzelne Projekte, Mängelerfassungen, Informationen von Lieferanten, Auftragnehmern und Subunternehmer, erfolgte Korrespondenz – alle Unterlagen sind in der digitalen Bauakte auffindbar. Auch von unterwegs ist die komplette Baustellendokumentation jederzeit umgehende verfügbar. Alle Beteiligten greifen so auf einen identischen Datenbestand zu und die gesamte Dokumentation ist revisionssicher im ECM-System abgelegt.

Digitale Mieterakte

Eine bewährte und sinnvolle Einsatzmöglichkeit für ECM-Lösungen in der Immobilienwirtschaft ist die digitale Mieterakte. Wer unterschiedliche Immobilien verwaltet und bewirtschaftet, braucht jederzeit einen klaren Blick auf alle Informationen rund um Gebäude und Mietverhältnisse. Eine jederzeit detaillierte Sicht auf die Immobilienbestände, -dokumente und den Stand eines Mietobjektes (Umbauten, Rennovationen, Rechnungen, aktuelle Bauvorhaben etc.) ist gewährleistet. Dank gezielter Informationsabfrage sind bei einer Neuvermietung bzw. Anfragen von Mietern oder Maklern Auskünfte umgehend sichergestellt.

Der Nutzen

Mit einem standortübergreifenden Zugriff erhalten Sie eine umfassende Sicht auf alle relevanten Informationen und können Vorgänge gemeinsam effizient bearbeiten.
Die elektronische Akte für Unternehmen gewährleistet dabei höchste Sicherheit in der digitalen Aktenhaltung und unterstützt Sie dabei, Dokumente strukturiert und transparent zu verwalten.
Darüber hinaus profitieren Sie von reduzierten Raum- und Personalkosten.

Standortübergreifender Zugriff
Umfassende Sicht auf alle Informationen
Gemeinsame Bearbeitung von Vorgängen
Sicherheit in der elektronischen Aktenhaltung
Reduzierte Raum- & Personalkosten