„Mein Unternehmen hat sich schon längere Zeit mit einer leistungsfähigen und flexiblen, bestimmt aber auch mit einer sicheren DMS-Lösung auseinandergesetzt, welche unsere digitalisierten Geschäftsprozesse optimal unterstützen kann. Mit DocuWare Cloud haben wir eine äusserst performante und erst noch kostengünstige Applikation gefunden und die Einführung und Umsetzung zusammen mit dem SMARTDOC-Team war äusserst effektiv und effizient.“
Dokumenten-Management
DMS – die eigentliche Basis für die Digitalisierung der Geschäftsprozesse
Vorsprung durch Dokumentenmanagement
Schon viel zu lange behindern unzureichend verwaltete Informationen die Unternehmen. Durchschnittlich 30 bis 40 Prozent seiner Zeit verbringt ein Mitarbeiter damit, E-Mails, Papierunterlagen, Festplatten und Aktenschränke zu durchsuchen, um Informationen für seine Arbeit zu finden. Es gilt, diese vergeudete Zeit in die Wettbewerbsfähigkeit des Unternehmens zu investieren. Immer mehr zukunftsorientierte Unternehmen und Organisationen wechseln zu digitalen Dokumenten, zu elektronischem Dokumenten-Management und zu Enterprise Content Management, um sich einen Vorsprung im Markt zu sichern.
Der intelligente Weg, Geschäftsinformationen zu verwalten
Elektronisches Dokumenten-Management bietet weit mehr als die Möglichkeit, Papier durch digitale Daten zu ersetzen. Vielmehr handelt es sich um ein umfassendes System, das alle Dokumente eines Unternehmens – etwa Papierunterlagen wie Eingangsrechnungen oder Briefwechsel, Verträge, Dateien, E-Mails und vieles mehr – in wertvolle Ressourcen umwandelt und gleichzeitig hohe Transparenz in die Geschäftsprozesse bringt.
Der Nutzen
Höhere Effizienz und Produktivität
Beim Wechsel von einem papierbasierten Ablagesystem auf eine digitale Lösung erhalten die Mitarbeiter des Unternehmens optimalen Zugriff auf Geschäftsdokumente. Zudem ist schneller und reibungsloser Informationsfluss gewährleistet. Statt Dokumente zu suchen, haben die Mitarbeiter Zeit, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren, die den Unternehmenserfolg steigern.
Haben Sie das gewusst? Ohne elektronisches Dokumenten-Management benötigt ein Mitarbeiter durchschnittlich 18 Minuten, um ein Dokument zu finden.
Geringere Kosten für Dokumentenablage
Das Erstellen und Aufbewahren von Dokumenten ist teuer. Aktenschränke brauchen viel Platz und kosten Geld. Für die Dokumentenablage ist oft ein zusätzlicher Mitarbeiter erforderlich. Der Umstieg auf ein elektronisches Dokumenten-Management bietet hohe Einsparungen bei der Dokumentenablage an sich und gleichzeitig sinken die Kosten für Kopien, Ausdrucke, Versand und Personal.
Haben Sie das gewusst? In einem Unternehmen durchschnittlicher Grösse steigt das Papieraufkommen jährlich um 22 Prozent. Folglich verdoppelt sich das Papierarchiv alle 3,3 Jahre.
Datensicherheit und Compliance
Ein elektronisches Dokumenten-Management hilft dem Unternehmen, den Zugriff auf sensible Informationen zu kontrollieren und verlässliche Sicherheitsstrukturen für sämtliche Dokumente einzuführen. Und es ermöglicht, behördliche und branchenspezifische Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten zu erfüllen.
Haben Sie das gewusst? Durchschnittlich gehen bis zu fünf Prozent der Unterlagen eines Unternehmens verloren oder sind falsch abgelegt und damit unauffindbar.
Fortbestand des Unternehmens
Elektronisches Dokumenten-Management stellt sicher, dass das Unternehmen auch bei Katastrophen wie Feuer oder Hochwasser keine Ausfallzeiten hat. Dokumente können leicht repliziert werden und auf Datenträgern ausserhalb des Unternehmens oder in der Cloud gespeichert werden (Disaster Recovery).
Haben Sie das gewusst? Wenn die papierbasierten Geschäftsunterlagen bei einer Naturkatastrophe zerstört würden, müssten sieben von zehn Unternehmen innerhalb von drei Wochen Insolvenz anmelden.
