Digitale Archivierung leicht gemacht – Sicherheit und Zugriff in einem.

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Digitale Archivierung für Unternehmen ist längst mehr als nur eine gesetzliche Pflicht – sie ist ein zentraler Bestandteil effizienter, sicherer und standortunabhängiger Dokumentenprozesse.
Mit Smartdoc archivieren Sie Ihre geschäftsrelevanten Unterlagen strukturiert, durchsuchbar und revisionssicher – ganz gleich, ob Rechnungen, Verträge, E-Mails oder interne Dokumente.
So behalten Sie jederzeit den Überblick, sparen wertvolle Ressourcen und erfüllen sämtliche Compliance-Anforderungen.

Digitale <mark style="background-color:rgba(0, 0, 0, 0)" class="has-inline-color has-blue-500-color">Archivierung </mark>leicht gemacht – Sicherheit und Zugriff in einem.

Belegarchivierung mit Smartdoc – rechtssicher und jederzeit verfügbar

Dokumente effizient abgelegt und zielsicher wieder aufgefunden

Die digitale Archivierung für Unternehmen ist heute weit mehr als nur die revisionssichere, langfristige Aufbewahrung von Informationen.
Smartdoc bietet mit seinem Archivsystem DocuWare einen unternehmensweiten Informationspool für alle Dokumente und Daten. Hierin lassen sich Informationen zur Langzeitarchivierung genauso wie zur temporären Aufbewahrung und Bearbeitung ablegen.
Das Archivsystem DocuWare verwaltet sämtliche Informationsobjekte, die in einem digitalen Format vorliegen oder in solches überführt werden können: Dokumente, E-Mails, Bilder, Multimedia-Objekte, Links und dergleichen.
Basis für den späteren schnellen und zielsicheren Zugriff sind getrennt verwaltete Metadaten (Indexkriterien). Darüber hinaus erlaubt die vollständige Indizierung der Dokumente auch bequemes Recherchieren per Volltextsuche.

Anwendungsbeispiele

Ein einziger zentraler Informationspool für alle Arten von Dokumenten inklusive Zugriffsmöglichkeiten mit allen mobilen Medien auf der ganzen Welt.

Belegarchivierung

Die Belegarchivierung bietet zahlreiche Vorteile: Sie sorgt für eine sichere und strukturierte Ablage aller wichtigen Dokumente und Belege. Dadurch wird der Zugriff auf relevante Daten schnell und einfach – jederzeit und von überall. Die Archivierung schützt vor Datenverlust und hilft dabei, gesetzliche Aufbewahrungsfristen einzuhalten. Zudem spart sie Platz und reduziert den Aufwand für die physische Lagerung von Unterlagen. Mit digitaler Belegarchivierung werden Prozesse effizienter, transparenter und rechtssicher gestaltet.

E-Mail Archivierung

Die E-Mail-Archivierung gewährleistet die langfristige und sichere Speicherung von E-Mails, inklusive Anhängen, und schützt vor Datenverlust. Gleichzeitig erfüllt sie rechtliche Anforderungen an die Aufbewahrung und sorgt für Compliance. Durch die Archivierung wird der Posteingang entlastet und die Suche nach alten Nachrichten deutlich vereinfacht, was Arbeitsprozesse effizienter macht. Zudem erleichtert sie den Zugriff auf wichtige Korrespondenzen und verbessert die Organisation, ohne dass Speicherplatz übermäßig beansprucht wird.

Fileserverarchivierung

Sie entlastet den Server, indem ältere oder selten genutzte Dateien sicher ausgelagert und archiviert werden. Dadurch wird der Speicherplatz effizienter genutzt und die Performance des Servers verbessert. Zudem gewährleistet sie den schnellen Zugriff auf archivierte Daten, erfüllt gesetzliche Aufbewahrungspflichten und schützt vor Datenverlust. Die Archivierung hilft, Ordnung zu schaffen, vereinfacht das Datenmanagement und reduziert den Aufwand für regelmäßige Backups. So werden IT-Ressourcen optimiert und die Sicherheit erhöht.

Der Nutzen

Die digitale Archivierung für Unternehmen bietet eine sichere, langfristige Speicherung wichtiger Daten und entlastet gleichzeitig den aktiven Speicher.
Sie ermöglicht schnellen Zugriff auf Informationen, verbessert die Effizienz von Arbeitsprozessen und unterstützt die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.
Zudem schützt sie vor Datenverlust und trägt zur besseren Organisation sowie zur Kostensenkung bei.

Sekundenschneller und ortsunabhängiger Zugriff auf Informationen
Sichere Aufbewahrung nach geltenden Compliance-Richtlinien
Lückenlose Nachvollziehbarkeit durch Protokollierung aller Abläufe
Maximale Flexibilität und langfristige Investitionssicherheit durch Speichervirtualisierung

Dokumente sicher digital archivieren und schnell wiederfinden