SharePoint vs. DMS: Was ist die richtige Wahl?

Ein kritischer Aspekt für Unternehmen ist die revisionssichere Archivierung von Dokumenten – also eine Ablage, die vor unbemerkten Änderungen oder Löschungen geschützt ist und alle Aufbewahrungsfristen sowie Datenschutzgesetze erfüllt. Hier zeigt sich einer der grössten Unterschiede zwischen SharePoint und DMS:

DMS-Lösungen sind hingegen von Grund auf auf rechtskonforme Archivierung ausgerichtet. Sie erfüllen strenge Anforderungen an Datenschutz und Aufbewahrungspflichten bereits in der Standardeinstellung. Funktionen wie unveränderbare Speicher, die automatische Protokollierung jeder Aktion und leicht konfigurierbare Aufbewahrungsfristen gehören zum Grundumfang. Viele professionelle DMS sind nach einschlägigen Standards zertifiziert – ein Beispiel: DocuWare erhielt Ende 2022 als erster DMS-Anbieter die NF552-Zertifizierung für DSGVO-konforme Archivierung. Das bestätigt, dass die Ablage und Verarbeitung personenbezogener Daten dort besonders sicher und regelkonform erfolgt. Für KMU mit hohen Compliance-Anforderungen (z. B. in der Finanzbuchhaltung, im Gesundheitswesen oder anderen regulierten Branchen) bietet ein DMS somit die nötige Rechtssicherheit out-of-the-box. SharePoint kann in diesem Bereich nur mit externer Ergänzung und Spezialkonfiguration wirklich revisionssicher gemacht werden – was de facto oft einer Zwischenlösung gleichkommt.

SharePoint bietet zwar Versionierung und Berechtigungsfunktionen, ist aber nicht per se ein revisionssicheres Archiv. Ohne zusätzliche Einstellungen könnten z. B. Administratoren oder User mit hohen Rechten Dokumente löschen oder verändern, ohne dass dies dauerhaft protokolliert wird. Rechtliche Anforderungen – etwa nach EU-DSGVO oder dem neuen Schweizer Datenschutzgesetz (nDSG) – sind in SharePoint nicht standardmässig abgedeckt. Man muss erheblichen Aufwand treiben (Aufbewahrungsrichtlinien definieren, Audit-Logs aktivieren, organisatorische Massnahmen treffen), um SharePoint halbwegs manipulationssicher zu machen. Dieses nachträgliche Absichern erfordert technisches und prozessuales Know-how, das viele KMU erst aufbauen müssten. Zudem bleiben gewisse Risiken: So kommen SharePoints dokumentenbezogene Funktionen out of the box überraschend limitiert – automatische vollumfängliche Audit-Trails und unveränderliche Speicher sind nicht von Beginn an dabei. Ohne Zusatzmodule lässt sich z. B. das endgültige Löschen von Dateien nicht zuverlässig verhindern.

Nicht zuletzt verlangen die Gesetze selbst zunehmend professionelle Archivierung: Das neue Schweizer nDSG etwa bringt erweiterte Dokumentations- und Nachweispflichten sowie deutlich höhere Strafen bei Verstössen. Ein DMS hilft KMU, diese Pflichten zu erfüllen, indem es lückenlos dokumentiert, wer wann was mit einem Dokument getan hat, und die Einhaltung von Aufbewahrungsfristen technisch erzwingt. Bei einer DIY-Lösung auf Basis SharePoint besteht hingegen das Risiko, wichtige Compliance-Vorgaben zu verpassen – mit möglicherweise gravierenden Folgen.

Die Automatisierung von Dokumenten-Workflows ist ein weiterer Bereich, in dem die Unterschiede zwischen SharePoint und DMS deutlich werden. In vielen KMU laufen täglich wiederkehrende dokumentenbasierte Abläufe ab – seien es Rechnungsfreigaben, Vertragsprüfungen oder Genehmigungsprozesse. Hier vergleichen wir die Ansätze:

DMS-Lösungen werden dagegen gezielt entwickelt, um dokumentenlastige Prozesse von vornherein zu unterstützen. Häufig gibt es integrierte Workflow-Module mit vorkonfigurierten Abläufen. In vielen DMS sind z. B. Vorlagen für gängige Prozesse wie Rechnungsfreigaben oder Vertragsgenehmigungen bereits enthalten oder mit wenigen Klicks einrichtbar. Die Software übernimmt dann automatisch Benachrichtigungen, Weiterleitungen und Eskalationen, ohne dass jede Regel von Grund auf programmiert werden muss. Business-User können in der DMS-Oberfläche bequem den Status von Vorgängen einsehen, Dokumente kommentieren oder freigeben, während die Einhaltung der definierten Prozessschritte systemseitig garantiert ist. Kurz gesagt: Für die Workflow-Automatisierung bietet ein DMS mehr Komfort und sofort einsetzbare Lösungen, wohingegen SharePoint zwar theoretisch alles kann, dafür aber einen erheblichen Einrichtungsaufwand und fortlaufende Pflege bedeutet. Unternehmen mit hohem Bedarf an Prozessautomatisierung (z. B. ein grosses Belegaufkommen in der Buchhaltung) profitieren daher enorm von einer DMS-Lösung, die diese Abläufe schlank und standardisiert gestaltet – statt jeden Ablauf in SharePoint mühsam selbst zu entwickeln.

SharePoint bietet im Zusammenspiel mit Power Automate grundsätzlich die Möglichkeit, eigene Workflows zu erstellen. Allerdings erfordern komplexere Prozesse oft eine individuelle Konfiguration oder sogar den Einsatz externer Erweiterungen. Out-of-the-box bringt SharePoint keine spezifischen Vorlagen für häufige Geschäftsprozesse mit; das Unternehmen muss selbst definieren und bauen, wie zum Beispiel eine digitale Eingangsrechnung durch verschiedene Abteilungen wandert oder wie Freigabe- und Eskalationsschritte ablaufen sollen. Für diese Anpassungen sind Zeit, Geduld und meist erhebliche IT-Ressourcen nötig, um SharePoint zu dem DMS der Träume umzubauen. Ohne erfahrene Administratoren oder Berater stösst man in der Praxis schnell an Grenzen – viele KMU nutzen daher in SharePoint nur rudimentäre Abläufe, weil der Ausbau zur umfassenden Workflow-Plattform intern nicht gestemmt werden kann.

Kaum ein Software-Tool steht heute für sich allein – die Integration mit bestehenden IT-Systemen ist für effiziente Abläufe unabdingbar. Auch hier zeigen sich deutliche Unterschiede in der Philosophie von SharePoint vs. DMS:

SharePoint spielt seine Stärken vor allem innerhalb des Microsoft-Ökosystems aus. Die nahtlose Verzahnung mit Outlook, Teams, den Office-Anwendungen und anderen Microsoft-Services ist ein grosses Plus. Wenn ein KMU bereits vollständig auf Microsoft 365 setzt, fügt sich SharePoint organisch in den Arbeitsalltag ein. So können etwa E-Mails oder Office-Dokumente direkt in SharePoint-Bibliotheken gespeichert und im Team geteilt werden. Allerdings zeigt sich die Kehrseite, sobald es um die Anbindung von Drittsystemen ausserhalb der Microsoft-Welt geht: Die Verbindung etwa zu einer Buchhaltungssoftware, einem ERP-System oder branchenspezifischen Anwendungen erfordert in SharePoint oft zusätzliche Add-ins, individuelle Schnittstellenprogrammierung oder externe Tools. Solche Integrationen sind zwar machbar, aber selten „von der Stange“ verfügbar. Ein KMU, das z. B. seine Dokumente mit einem lokalen ERP oder einem CRM-System verknüpfen will, steht mit SharePoint vor einem Zusatzprojekt – eines, das ohne eigene Entwickler oder teure Partner-Unterstützung schwierig umzusetzen ist.

DMS-Systeme punkten in der Regel mit breiter Integrationsfähigkeit und vorgefertigten Schnittstellen. Viele DMS-Anbieter – insbesondere in Zusammenarbeit mit lokalen Spezialisten wie Smartdoc – stellen fertige Konnektoren zu gängigen ERP-, Finanz- oder CRM-Systemen bereit. Das Ziel: Medienbrüche vermeiden und Insellösungen verbinden. Ein Dokument, das im DMS archiviert ist, kann zum Beispiel direkt aus der Buchhaltungssoftware (etwa einem Programm wie Abacus) heraus aufgerufen werden. Oder ein Beleg, der in der ERP-Anwendung erzeugt wurde, wird automatisch im DMS abgelegt, ohne dass jemand manuell eingreifen muss. Moderne DMS-Lösungen wie etwa DocuWare lassen sich nahtlos in bestehende IT-Anwendungen integrieren – ob ERP, Warenwirtschaft, E-Mail-System oder Scanner: Dank vielfältiger Integrationsmethoden (APIs, Module, Plugins) kann ein DMS praktisch jede gewünschte Verbindung herstellen, abgestimmt auf die Bedürfnisse des Unternehmens. In der Praxis bedeutet das für KMU: Weniger manuelle Doppelarbeit, konsistente Daten über alle Systeme hinweg und ein deutlich effizienterer Informationsfluss. Gerade KMU ohne eigene Entwicklungsabteilung profitieren davon, dass ein DMS bereits vordefinierte Schnittstellen mitbringt, anstatt in SharePoint mühsam Integrationen programmieren (oder einkaufen) zu müssen. Wenn Ihr Unternehmen also mehrere spezialisierte Software-Lösungen im Einsatz hat (z. B. für Auftragsabwicklung, Finanzbuchhaltung, CRM etc.), kann ein DMS diese Software-Inseln verbinden und so zum Dreh- und Angelpunkt Ihrer digitalen Dokumentenprozesse werden.

Die Akzeptanz einer neuen Lösung steht und fällt mit der Benutzerfreundlichkeit. Mitarbeiter in KMU haben selten Zeit für umfangreiche Schulungen – die Software muss intuitiv und zuverlässig funktionieren, damit sie im Alltag tatsächlich genutzt wird. Beim Thema Usability unterscheiden sich SharePoint und spezialisierte DMS vor allem in der Vorkonfiguration und Spezialisierung auf Dokumentenprozesse:

Benutzerfreundliche DMS-Lösungen setzen demgegenüber auf eine klar definierte Nutzerführung, die speziell auf Dokumentenverwaltung ausgerichtet ist. Die Oberfläche eines DMS ist meist einheitlich und selbsterklärend gestaltet: Benutzer sehen z. B. einen zentralen Posteingang für neue Dokumente, definierte digitale Akten oder Archive und intuitive Suchfelder für Metadaten. Dank integrierter OCR-Technologie sind alle abgelegten Dokumente im Volltext durchsuchbar, was die Informationsfindung erheblich beschleunigt. Über Stichworte, Tags oder Indexfelder lassen sich Dokumente wesentlich schneller auffinden als in einer unstrukturierten Ordnerhierarchie. Zudem sind typische Arbeitsschritte – Scannen, Ablegen, Weiterleiten zur Freigabe – im DMS durchgängig abgebildet. Der Anwender muss deutlich seltener zwischen verschiedenen Programmen wechseln, um seine Aufgaben zu erledigen. Insgesamt bietet ein DMS eine eher feste, geführte Struktur, die für Anwender leicht verständlich ist, während SharePoint sehr viel können muss und deshalb in der Regel mehr Einarbeitung und Betreuung verlangt. Natürlich hängt die Usability immer auch von der konkreten Implementierung ab – doch gerade KMU ohne eigene IT-Abteilung schätzen an DMS-Lösungen die out-of-the-box Benutzerfreundlichkeit, während SharePoint oft nur mit kontinuierlicher Nachjustierung und Unterstützung wirklich rund läuft.

SharePoint bietet einerseits eine vertraute Umgebung (ähnlich einer Webplattform oder einem Intranet) und viel Flexibilität in der Gestaltung. Andererseits kann genau diese Flexibilität die Bedienung unnötig komplex machen: Ohne klare Strukturen und umfangreiches Feintuning wirkt eine SharePoint-Dokumentenablage schnell unübersichtlich. Das System ist eher als digitaler Baukasten zu verstehen, der – wenn er richtig eingerichtet ist – sehr hilfreich sein kann, der aber von Haus aus keine fest vorgegebene, einfache Struktur für Dokumentenprozesse liefert. Beispielsweise ist die Suchfunktion in SharePoint zwar vorhanden, aber sie erfordert eine saubere Konfiguration von Metadaten und Berechtigungen, um wirklich effektiv zu sein. Viele Anwender klagen darüber, Dokumente nur schwer wiederzufinden, wenn die SharePoint-Struktur nicht optimal geplant wurde. Probleme mit unzureichender Filterung oder fehlender Indexierung können die Suche zusätzlich erschweren. Auch Funktionen wie die OCR-Texterkennung für gescannte PDF-Dokumente sind nicht im SharePoint-Standard integriert und müssen über zusätzliche Tools realisiert werden. Für Endnutzer bedeutet dies oft: Ohne weitere Hilfsmittel sind manche Dokumente in SharePoint gar nicht durchsuchbar – wichtige Informationen bleiben in Scans „versteckt“. Insgesamt gilt: Ohne zusätzliche Betreuung entwickelt sich SharePoint leicht zur Dauer-Baustelle, die ständige Pflege braucht. KMU müssen oft zumindest einen „Power-User“ intern haben, der das System administriert und Mitarbeitern bei Problemen hilft, damit SharePoint als DMS-Ersatz funktioniert.