Posteingang Digitalisierung und Automatisierung in der Immobilienbranche mit Smartdoc

Digitaler Posteingang als Lösung – den Posteingang digitalisieren und Zettelwirtschaft beenden

Täglich eingehende Briefpost oder E-Mails belasten die Abläufe einer Immobilienverwaltung, besonders wenn sie manuell verteilt werden müssen. Smartdoc digitalisiert den gesamten Posteingang: Sämtliche eingehenden Dokumente – ob Papierbrief, E-Mail oder Fax – werden zentral erfasst, automatisch klassifiziert und den zuständigen Mitarbeitern oder Abteilungen direkt bereitgestellt. Damit können Immobilienverwaltungen ihren Posteingang digitalisieren und gleichzeitig Medienbrüche vermeiden. Smartdoc führt gescannte Schreiben und digitale Dokumente in einem einheitlichen Prozess zusammen. Dringende Mieterkorrespondenz landet so ohne Verzögerung beim Sachbearbeiter – ein klarer Vorteil für alle, die den Posteingang digitalisieren und interne Abläufe optimieren wollen.

Nach der Erfassung ordnet Smartdoc die Posteingänge anhand ihres Inhalts den richtigen Vorgängen, Objekten oder Personen zu. Künstliche Intelligenz (KI) erkennt dabei die relevante Daten (z. B. Absender, Objektadresse, Vorgangsnummer) und das Dokument gleich dem passenden Eigentümer und der Liegenschaft zuzuordnen​. Dringende Mieterkorrespondenz landet so ohne Verzögerung beim verantwortlichen Sachbearbeiter. Durch die automatisierte Verteilung ist sichergestellt, dass alle Beteiligten zeitnah informiert sind und kein Brief mehr liegen bleibt oder verloren geht. Kürzere Bearbeitungszeiten verbessern den Service für Mieter und Eigentümer spürbar.

Automatisierte Rechnungsverarbeitung – ein wichtiger Teil für die Posteingang Digitalisierung

Rechnungen von Dienstleistern und Lieferanten gehören zum Tagesgeschäft jeder Hausverwaltung. Mit Smartdoc lassen sich auch Rechnungen automatisiert erfassen – ein wichtiger Teil, wenn Unternehmen ihren Posteingang digitalisieren und vollständig digital abbilden möchten. Geht eine neue Rechnung ein – per Post oder elektronisch – wird sie umgehend digitalisiert (eingescannt oder direkt übernommen) und per OCR (optische Zeichenerkennung) ausgelesen​. Die Software erkennt automatisch alle wichtigen Rechnungsdaten wie Absender, Nummer, Datum und Betrag und gleicht sie mit den vorhandenen Stammdaten (z. B. Lieferantendaten, Objektzuordnung) ab​.

Anschliessend werden die extrahierten Informationen in einen vordefinierten Freigabe-Workflow​ übergeben. Zum Beispiel erhält der zuständige Immobilienbewirtschafter die Rechnung digital zur Prüfung und Freigabe auf seinem Dashboard präsentiert​. Ist eine fachliche Freigabe erfolgt, wird die Rechnung automatisiert an die Buchhaltung weitergeleitet, wo ggf. noch eine finale Kontierung erfolgt​. Die Lösung erfasst alle Statusänderungen und Bearbeitungsschritte automatisch – für maximale Transparenz im Workflow, sodass jeder Beteiligte jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen kann. Das erhöht die Transparenz erheblich – „wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken“, berichtet ein Anwender aus der Praxis​. Zahlungsverzögerungen und verpasste Skonto-Möglichkeiten werden dadurch minimiert.

Nach Freigabe archiviert die Buchhaltung die Rechnung rechtskonform – direkt aus dem System heraus. Smartdoc übergibt die Rechnungsdaten nahtlos an die Buchhaltung – und bucht sie automatisch im System. Das Dokument wird automatisiert archiviert – vollständig und revisionssicher. Das bedeutet, das System archiviert die Rechnung revisionssicher – ganz im Einklang mit geltenden Compliance-Vorgaben. Insgesamt lassen sich durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung Bearbeitungszeit und -kosten um bis zu 75 % reduzieren​, da manuelle Dateneingaben und Umlaufmappen entfallen.

Mobiler Zugriff für Mieter und Eigentümer

Nicht nur intern, auch für Mieter und Eigentümer bietet die Digitalisierung enorme Vorteile. Die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern wird transparenter und effizienter – ein logischer Schritt für alle, die den Posteingang digitalisieren und gleichzeitig ihren Kundenservice verbessern wollen. Oft möchten Mieter ihre letzten Nebenkostenabrechnungen einsehen oder Eigentümer benötigen Unterlagen wie Versammlungsprotokolle – Bisher forderten Mieter diese Unterlagen bei der Hausverwaltung an – künftig greifen sie einfach digital darauf zu. Gemeinsam mit Smartdoc können Immobilienunternehmen ein sicheres Online-Portal oder eine App bereitstellen, über die berechtigte externe Parteien jederzeit und ortsunabhängig auf freigegebene Dokumente zugreifen können​.

Über das Portal lassen sich z. B. Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Eigentümerabrechnungen, Versammlungsprotokolle oder Wartungsdokumente digital mit den jeweiligen Mietern und Eigentümern teilen​. Jeder Nutzer hat seinen persönlichen Login und sieht dort rund um die Uhr die für ihn bestimmten Unterlagen – bequem vom PC oder Smartphone aus. Die Datenübertragung erfolgt selbstverständlich verschlüsselt und passwortgeschützt. Auf Wunsch ist sogar eine Offline-Verfügbarkeit bestimmter Dokumente möglich, falls beispielsweise ein Verwalter vor Ort ohne Internetzugang Informationen benötigt​. Für die Hausverwaltung bedeutet das weniger Rückfragen und geringeren Aufwand, da viele Auskünfte zur Immobilie selbständig vom Kunden im Portal abgerufen werden können. Die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern wird transparenter und effizienter, was die Kundenzufriedenheit erhöht​. Zudem sind sensible Dokumente besser geschützt, denn nur legitimierte Personen erhalten Zugriff – optional lässt sich auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einbinden, um die Sicherheit weiter zu steigern.

Integration mit Immobiliensoftware

Ein grosser Mehrwert der Lösungen von Smartdoc ist die nahtlose Integration in bestehende Immobiliensoftware-Lösungen wie Rimo R5, ImmoTop2, GARAIO REM oder AbaImmo. In vielen Immobilienverwaltungen bilden diese ERP-Systeme das Herzstück für Objektstammdaten, Mietbuchhaltung und Nebenkostenabrechnung. Smartdoc ergänzt diese Systeme um leistungsstarke DMS-Funktionen, ohne als Insellösung danebenzustehen. Über standardisierte Schnittstellen (DMS-Connectoren) tauscht Smartdoc Daten und Dokumente direkt mit den Fachanwendungen aus.

Konkret bedeutet das beispielsweise: Sobald eine Rechnung final freigegeben ist, werden alle Buchungsdaten automatisch an die Immobiliensoftware (z. B. ImmoTop2 oder Rimo R5) übertragen und dort verbucht​. Die manuelle Doppel-Erfassung von Rechnungen in der Buchhaltung entfällt komplett. Umgekehrt können Stammdaten aus der Immobiliensoftware genutzt werden, etwa um Dokumente automatisch dem richtigen Mietobjekt oder Vertragspartner zuzuordnen. Dies garantiert Konsistenz – jeder Beleg ist im DMS mit den passenden Objekt- und Mieterdaten verknüpft, wie sie in der Software hinterlegt sind. Mitarbeiter profitieren davon, dass sie aus ihrer gewohnten Immobiliensoftware heraus direkt auf archivierte Dokumente zugreifen können. Ein Klick im Objektstamm genügt, um alle zugehörigen Verträge, Rechnungen oder E-Mails anzuzeigen, die im DMS abgelegt sind. Die tiefe Verknüpfung der Systeme erspart Zeit bei der Suche und vermeidet Fehler durch Medienbrüche. Viele Immobiliensoftware-Anbieter (z. B. W&W für ImmoTop2/Rimo R5 oder Abacus für AbaImmo) unterstützen diese Integration aktiv und empfehlen ein DMS als Erweiterung, um dokumentenbezogene Prozesse optimal abzudecken​. Mit einer DMS-Lösung als integraler Bestandteil wird aus der Immobiliensoftware eine ganzheitliche Lösung für alle Daten und Dokumente.

Digitale Workflows für Immobilienunternehmen

Die Verwaltung von Immobilien beinhaltet zahlreiche wiederkehrende Prozesse, die sich idealerweise digitalisieren und automatisieren lassen. Smartdoc stellt hierfür eine Workflow-Engine bereit, mit der sich individuelle Abläufe in elektronische Prozesse überführen lassen. Mietvertragsprozesse sind ein gutes Beispiel: Die Erstellung eines neuen Mietvertrags kann von der ersten Dateneingabe über die juristische Prüfung bis zur Unterzeichnung komplett digital abgebildet werden. Alle erforderlichen Stellen werden automatisch beteiligt – etwa indem das System die Rechtsabteilung benachrichtigt, sobald der Vertragsentwurf vorliegt, oder eine Erinnerung verschickt, wenn die Unterschrift des Geschäftsführers aussteht​. Ebenso lassen sich Vertragsverlängerungen oder Kündigungen als standardisierte Workflows definieren​, sodass keine Frist mehr versäumt wird.

Neben Verträgen können nahezu alle administrativen Prozesse in der Immobilienverwaltung digital unterstützt werden​:

von der Mieterkommunikation (z. B. automatisierte Antworten auf Anfragen oder Meldungen) über Schadensmeldungen (digitale Erfassung eines Schadens durch den Mieter mit anschliessender Auftragsvergabe an einen Handwerker) bis hin zur Bearbeitung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen. Letzteres lässt sich etwa durch Workflow-Unterstützung vereinfachen, indem das System automatisch alle relevanten Belege sammelt, die Abrechnung zur Freigabe vorlegt und anschliessend die Dokumente an die Mieter versendet. Auch Gebäudemanagement-Prozesse wie Wartungsplanungen, Prüfungsfristen oder Versicherungsfälle können mit Workflows überwacht werden​. Durch diese Automatisierung wiederkehrender Aufgaben gewinnen Mitarbeiter wertvolle Zeit für wichtigere Tätigkeiten​. Gleichzeitig steigt die Prozessqualität: Einmal eingerichtete digitale Workflows sorgen dafür, dass jede Aufgabe zur richtigen Zeit an die richtige Person gelangt und nachverfolgt werden kann​. Nichts gerät in Vergessenheit, und es ist jederzeit transparent, wer gerade welchen Schritt bearbeitet. Dank Vorlagen und hinterlegter Regeln laufen viele Vorgänge fast von allein – etwa werden in neu erzeugten Dokumenten bestimmte Felder automatisch mit aktuellen Stammdaten befüllt​. Für Immobilienunternehmen bedeutet dies schnellere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und insgesamt schlankere Abläufe.

Revisionssichere Archivierung und Compliance

Bei all der Digitalisierung darf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Datenschutzvorschriften nicht zu kurz kommen. Smartdoc unterstützt Immobilienverwaltungen dabei, Dokumente revisionssicher zu archivieren und sensible Daten zu schützen. Alle Unterlagen – von Mietverträgen über Personaldaten bis zu Buchhaltungsbelegen – werden in einem zentralen Archiv abgelegt, wo jede Aktion protokolliert wird und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind​. Dies erfüllt die Anforderungen beispielsweise der GoBD (in Deutschland) oder anderer Compliance-Vorgaben zur Unveränderbarkeit von Geschäftsdokumenten.

Zugriffsrechte lassen sich fein granuliert steuern: Nur autorisierte Mitarbeiter sehen oder bearbeiten bestimmte Dokumente​. Etwa kann festgelegt werden, dass Mietverträge nur von der Geschäftsleitung und der Rechtsabteilung einsehbar sind. Sämtliche Zugriffe und Änderungen sind lückenlos nachvollziehbar (Stichwort Audit-Trail). Moderne Sicherheitsstandards wie Verschlüsselung bei der Datenübertragung, regelmässige Backups und die Unterstützung von Mehrfaktor-Authentifizierung sorgen zusätzlich dafür, dass vertrauliche Informationen optimal geschützt sind​.

Ein weiterer Aspekt von Revisionssicherheit ist die Aufbewahrungsfristverwaltung. Smartdoc hilft dabei, vorgeschriebene Archivierungszeiträume einzuhalten. So kann das System z. B. automatisch daran erinnern oder selbst durchführen, dass bestimmte Dokumente nach zehn Jahren archiviert oder gelöscht werden – gemäss den gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien​. Dadurch bleiben die digitalen Akten immer aufgeräumt und prüfungssicher, was insbesondere bei Betriebs- oder Wirtschaftsprüfungen essentiell ist.

Fazit: Digitaler Posteingang – gut aufgestellt mit Smartdoc

Die Beispiele zeigen: Ein spezialisiertes DMS wie Smartdoc bringt die Digitalisierung der Immobilienbranche entscheidend voran. Vom ersten eingehenden Brief bis zur digitalen Rechnungsfreigabe – medienbruchfreie, automatisierte Prozesse machen die Immobilienverwaltung effizienter, transparenter und kundenfreundlicher.

Ihre Mitarbeitenden können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, während Routineaufgaben durch Workflows im Hintergrund erledigt werden. Alle Informationen sind jederzeit auffindbar und aktuell – das erleichtert fundierte Entscheidungen und erfüllt Compliance-Anforderungen.

Mit Smartdoc als digitalem Rückgrat strukturieren Immobilienunternehmen ihre Dokumentenprozesse zukunftssicher. Die Kombination aus effizienter Dokumentenverwaltung und branchenspezifischen Workflows steigert die Produktivität deutlich.

Unternehmen, die ihren Posteingang digitalisieren, profitieren nicht nur von höherer Effizienz, sondern auch von:

• kürzeren Bearbeitungszeiten
• weniger Verwaltungsaufwand
• und besserer Kundenzufriedenheit.

Posteingang digitalisieren ist ein entscheidender Schritt in Richtung automatisierter Dokumentenprozesse.

Mit Smartdoc gelingt das einfach, sicher und effizient – ideal für KMU und Unternehmen der Immobilienwirtschaft