Immobiliensoftware vs. eigenständiges DMS: Wann loht sich welche Lösung?
In der Immobilienbewirtschaftung entstehen täglich unzählige Dokumente – von Mietverträgen über Rechnungen bis hin zu Bauplänen. Viele Immobilienverwaltungen setzen dabei auf spezialisierte Immobiliensoftware, die teilweise integrierte Dokumentenfunktionen bieten. Doch reicht das aus? Oder bringt die Ergänzung um ein eigenständiges Dokumentenmanagement-System (DMS) entscheidende Vorteile?
Die Frage „Immobiliensoftware vs. eigenständiges DMS“ ist zentral für jede moderne Immobilienverwaltung, die effizient, rechtskonform und zukunftssicher arbeiten möchte.
Im Folgenden Blog zeigen wir Ihnen die Unterschiede – und welche Lösung zu Ihrem Unternehmen passt
Dokumentenverwaltung in der Immobiliensoftware: Stärken und Grenzen
Viele Anbieter kombinieren ERP- und CRM-Funktionen mit einfachen Dokumentenfunktionen. Doch wer professionelles Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche betreiben möchte, sollte genauer hinschauen. Diese eingebauten DMS-Funktionen haben klare Vorteile, stossen aber auch an ihre Grenzen.
Vorteile der integrierten Lösung:
- Alles in einer Oberfläche: Sie arbeiten in derselben Software, in der auch die Immobilienobjekte verwaltet werden – es sind keine zusätzlichen Schulungen oder Systemwechsel notwendig.
- Schneller Start: Da die Funktionen meist in der bestehenden Software enthalten sind, entstehen keine separaten Lizenzkosten und die Einführung geht schnell.
- Nahtlose Integration: Die Dokumentenablage ist bereits in die bestehenden Prozesse eingebunden. Es gibt keinen Medienbruch, da z.B. Rechnungen direkt im vertrauten System bearbeitet und abgelegt werden.
Grenzen der integrierten Lösung:
- Begrenzte Dokumententypen: Der Fokus liegt meist nur auf bestimmten Dokumenten (z. B. Rechnungen, Belege). Andere Unterlagen – etwa Verträge, Pläne oder E-Mails – werden oft nicht gleichermassen unterstützt.
- Eingeschränkte Funktionen: Suchmöglichkeiten und Workflows sind oft sehr rudimentär. Komplexe Anforderungen (wie mehrstufige Freigaben oder Metadaten-Suche) lassen sich damit nicht abbilden.
- Nicht voll revisionssicher: Die Archivierung erfolgt unter Umständen nicht GoBD/GeBüV-konform. Gesetzliche Aufbewahrungsfristen und Anforderungen an eine rechtssichere Archivierung werden möglicherweise nicht erfüllt
Gerade wenn der Bedarf über die reine Rechnungsverarbeitung hinausgeht, geraten integrierte Systeme schnell an ihre Grenzen. Spätestens dann stellt sich die Frage nach einem eigenständigen DMS.
Eigenständiges DMS: Der nächste Schritt Richtung Digitalisierung?
Ein eigenständiges DMS bietet weit mehr als die Basisfunktionen einer Immobiliensoftware. Es handelt sich um spezialisierte Dokumentenmanagement-Lösungen, die als zentrale Drehscheibe für alle Dokumente im Unternehmen dienen. Für Immobilienunternehmen, die umfassend digital arbeiten wollen, ist ein separates DMS oft der Schlüssel zur effizienten Dokumentenmanagement Immobilienbranche.
Vorteile eines eigenständigen DMS:
Aktuelle Trends bei DMS:
Moderne Dokumentenmanagement-Systeme folgen neuen Trends, die zusätzlichen Nutzen bringen:
Praxisbeispiel:
Eine Immobilienverwaltung, die monatlich ca. 5.000 Rechnungen bearbeitet und neben Immotop2 auch ein ERP-System nutzt, profitiert enorm von einem eigenständigen DMS. Eingehende Rechnungen werden über digitale Posteingänge automatisch erfasst, durch intelligente Belegerkennung direkt den richtigen Objekten zugeordnet und nach dem Freigabe-Workflow revisionssicher archiviert. Das spart Zeit, reduziert Fehler und erhöht die Transparenz erheblich. Gleichzeitig können auch alle weiteren Dokumente – vom Schriftverkehr bis zu Verträgen – in derselben Plattform gemanagt werden. Dieses Beispiel zeigt: Ab einem gewissen Volumen und bei der Nutzung mehrerer Systeme stösst die Immobiliensoftware allein an Grenzen, die ein DMS auffangen kann.
Entscheidungshilfe: Wann reicht die Immobiliensoftware, wann ist ein DMS nötig?
Nicht jedes Unternehmen benötigt sofort ein grosses DMS. In manchen Fällen ist man mit den Bordmitteln der vorhandenen Software gut bedient. Untenstehend finden Sie wichtige Kriterien und Unterschiede als Entscheidungshilfe:
Bei kleinem Belegvolumen und einfachen Prozessen kann die integrierte Dokumentenverwaltung Ihrer Immobiliensoftware durchaus genügen. Steigt jedoch das Dokumentenvolumen, kommen mehrere Systeme zum Einsatz oder wird eine umfassende Digitalisierung angestrebt – etwa durch ein papierarmes Büro, standortunabhängigen Zugriff oder revisionssichere Archivierung –, wird der Vergleich „Immobiliensoftware vs. eigenständiges DMS“ zur strategischen Entscheidung. In solchen Fällen führt an einem professionellen DMS kaum ein Weg vorbei.
Fazit: Zukunftssicher digitalisieren
Immobiliensoftware und eigenständige DMS-Lösungen verfolgen unterschiedliche Ansätze – je nach Unternehmensgrösse, Prozesskomplexität und Zukunftsplänen kann die passende Lösung stark variieren. Während integrierte Funktionen in Immobiliensoftware für einfache Anforderungen ausreichen, bietet ein spezialisiertes DMS langfristig mehr Flexibilität und Skalierbarkeit.
Grafischer Vergleich
So unterscheiden sich Immobiliensoftware und ein eigenständiges DMS auf einen Blick:
Andererseits bietet die digitale Transformation enorme Chancen: Effizienzsteigerung, Kosteneinsparungen, bessere Servicequalität und zukunftssichere Abläufe. Eine integrierte Dokumentenverwaltung in der Immobiliensoftware kann ein guter Einstieg in die Digitalisierung sein. Langfristig jedoch gewährleistet erst ein eigenständiges DMS die Flexibilität, Sicherheit und Skalierbarkeit, die modernes Dokumentenmanagement in der Immobilienbranche erfordert.
Wichtig ist, die Entscheidung nicht nur anhand der aktuellen Anforderungen zu treffen, sondern auch die zukünftige Entwicklung Ihres Unternehmens zu berücksichtigen. Planen Sie Wachstum, die Einführung weiterer IT-Systeme oder einen höheren Dokumentendurchsatz, sollten Sie sich frühzeitig mit der Frage „Immobiliensoftware vs. eigenständiges DMS“ auseinandersetzen. Nur eine Lösung, die mit Ihren Anforderungen mitwächst, bietet langfristig Stabilität, Effizienz und Investitionssicherheit.
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