DMS-Integration für bexio: Effizientes Dokumentenmanagement in der Buchhaltung

Viele bexio-Nutzer kennen das Problem: Rechnungen, Lieferscheine und Verträge sind auf verschiedene Speicherorte verteilt – und im entscheidenden Moment nur mühsam auffindbar. Während die Buchhaltung in bexio bereits digital abläuft, liegen wichtige Dokumente oft verstreut in E-Mails, Ordnern oder Papierarchiven. Das führt zu Medienbrüchen, manuellem Suchaufwand und im schlimmsten Fall zu Lücken in der revisionssicheren Ablage.

Die Lösung? Eine nahtlose DMS-Integration für bexio. Damit verknüpfen Sie Ihre Buchhaltung direkt mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System (DMS) und finden alle wichtigen Unterlagen per Klick wieder – revisionssicher, ortsunabhängig und vollständig digital.

Starten Sie jetzt: Machen Sie den Schritt zu effizienteren Dokumentenprozessen und einer modernen, digitalen Buchhaltung. Sprechen Sie uns an – wir freuen uns darauf, Sie auf dem Weg zu begleiten! Jetzt DMS-Integration für bexio entdecken.

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<strong><strong><strong><mark style="background-color:rgba(0, 0, 0, 0)" class="has-inline-color has-blue-500-color">DMS-Integration für bexio: </mark></strong></strong>Effizientes Dokumentenmanagement in der Buchhaltung</strong><br>

Warum lohnt sich eine DMS-Integration in bexio?

Mit einer DMS-Anbindung entfallen manuelle Zwischenschritte und doppelte Datenpflege. Belege müssen nur einmal digital erfasst werden, beide Systeme greifen automatisch auf dieselben Informationen zu. Mühsames Hin- und Herwechseln zwischen verschiedenen Anwendungen gehört damit der Vergangenheit an. Sie müssen Rechnungs-PDFs nicht mehr umständlich aus E-Mails herunterladen und in bexio hochladen, dieser Abgleich läuft automatisch im Hintergrund. Ihr Buchhaltungsteam findet Rechnungen und Quittungen genau dort, wo es sie braucht: direkt in bexio oder im DMS, je nach Bedarf.

Kurz gesagt: Durchgängige Prozesse ohne Medienbruch machen Ihre Abläufe deutlich effizienter. Ihre Mitarbeitenden werden von lästiger Doppelarbeit befreit und haben mehr Zeit für wertschöpfende Aufgaben. Gerade KMU mit begrenzten Ressourcen profitieren enorm von integrierten Workflows – jeder eingesparte Arbeitsschritt zählt. Möglich wird all dies durch die Smartdoc-Schnittstelle, die bexio nahtlos mit einem DMS (z.B. DocuWare) verbindet.

Praxisbeispiel: Belege nur einmal erfassen

Ein Treuhandbüro (Buchhaltungsdienstleister) nutzt bexio für die Finanzbuchhaltung und DocuWare als DMS. Ohne Integration müssten eingehende Belege doppelt erfasst werden, zuerst beim Scannen ins DMS und ein weiteres Mal beim Verbuchen in bexio. Mit der Smartdoc-Schnittstelle entfällt diese Doppelarbeit: Das Team scannt eine Rechnung lediglich ins DMS, woraufhin sie automatisch in bexio erscheint und dort verbucht werden kann. Umgekehrt werden aus bexio generierte PDF-Dokumente wie Rechnungen oder Offerten direkt im DMS archiviert, ohne manuelles Zutun. Das Buchhaltungsteam spart so täglich Zeit bei Verbuchung und Ablage und vermeidet Fehler durch manuelle Übertragungen. Dieses Praxisbeispiel zeigt deutlich, wie eine DMS-Integration die Buchhaltung spürbar effizienter macht.

DocuWare – das ideale DMS für bexio-Anwender

DocuWare zählt zu den weltweit führenden Lösungen für digitales Dokumentenmanagement und lässt sich perfekt in bexio integrieren. Das moderne, cloudbasierte DMS ist ideal für Unternehmen, die täglich mit vielen Belegen arbeiten, teamübergreifende Prozesse strukturieren oder standortübergreifend auf Informationen zugreifen müssen. DocuWare steigert die Produktivität und erfüllt gleichzeitig alle rechtlichen Anforderungen an die Archivierung. Als Cloud-Lösung ermöglicht DocuWare einen ortsunabhängigen Zugriff ob im Büro oder unterwegs und passt sich flexibel den Anforderungen Ihres Unternehmens an. Ihre Mitarbeitenden mit entsprechender Berechtigung finden innerhalb von Sekunden genau die Dokumente, die sie für ihre Arbeit benötigen, statt zeitaufwändig in Aktenordnern zu suchen. Zudem sind digitale Unterlagen vor physischen Verlusten geschützt, denn die Daten werden sicher in der Cloud gespeichert und regelmässig gesichert. Die Software wächst mit Ihrem Unternehmen mit und lässt sich nahtlos in bestehende Abläufe einbinden. DocuWare bietet eine leistungsstarke, skalierbare Grundlage, um Geschäftsunterlagen zentral und sicher zu verwalten – und bei Bedarf direkt in bexio verfügbar zu machen.

Rechtssichere Archivierung

Alle Dokumente werden revisionssicher und gesetzeskonform aufbewahrt.

Alle Dokumententypen digital erfassbar

Ob Rechnung, E-Mail oder Vertrag – sämtliche Unterlagen lassen sich zentral speichern und bei Bedarf schnell wiederfinden.

Mehr Transparenz im Unternehmen

Berechtigte Mitarbeitende haben jederzeit Zugriff auf aktuelle, für sie relevante Unterlagen

Automatisierte Workflows

Digitale Freigabeprozesse und andere Routineaufgaben laufen im Hintergrund, sparen Zeit und minimieren Fehler.

Individuelle Ansichten

Eigene Suchlisten oder Übersichtsseiten (etwa für Projekte) helfen dabei, im Arbeitsalltag den Überblick zu behalten.

Zentrale Ablage

Alle Belege befinden sich geordnet an einem Ort, sodass langes Suchen in verschiedenen Ordnern entfällt

Flexible Suchoptionen

Informationen lassen sich nach verschiedenen Kriterien (z.B. Kunde, Projekt oder Belegnummer) gezielt finden.

Direkter Zugriff aus bexio

Archivierte Dokumente sind direkt in bexio verknüpft, ein Klick genügt, um die hinterlegte Datei zu öffnen, ohne das System zu wechseln.

Externe Belege integrieren

Eingehende Dokumente (per E-Mail, Scan etc.) lassen sich sofort einem Vorgang in bexio zuordnen und digital ablegen.

Die clevere Verknüpfung von bexio mit einem DMS steigert die Qualität Ihrer Abläufe und spart Zeit sowie Kosten. Insellösungen haben ausgedient – bexio und Ihr DMS arbeiten jetzt Hand in Hand.

So gelingt die Integration – einfach und unkompliziert

Der Weg zu Ihrer bexio DMS-Integration ist einfacher, als Sie vielleicht denken. Smartdoc begleitet Sie dabei Schritt für Schritt:

Bedarfsklärung und Beratung

Zunächst analysieren wir gemeinsam Ihre Anforderungen. Welche Dokumente fallen an? Wie arbeiten Sie bisher in bexio? In einer persönlichen Beratung zeigen wir auf, wie eine DMS-Schnittstelle für Ihr Unternehmen den grössten Nutzen bringt.

Einrichtung der Schnittstelle

Unsere Experten richten die Smartdoc-Schnittstelle zwischen bexio und DocuWare ein. Dabei werden beide Systeme so konfiguriert, dass sie optimal miteinander kommunizieren. Ihre bestehenden Daten in bexio bleiben unverändert – die Integration erfolgt nahtlos über sichere APIs im Hintergrund.

Schulung und Go-Live

Nach der technischen Einrichtung schulen wir Sie und Ihr Team im Umgang mit der neuen Lösung. Sie lernen, wie Sie Belege digital erfassen, suchen und in bexio aufrufen können. Sobald alles bereit ist, geht Ihre DMS Integration in bexio live – und Sie können sofort von den optimierten Prozessen profitieren.

Während des gesamten Integrationsprozesses steht Ihnen Smartdoc als Partner zur Seite. Wir sorgen dafür, dass alles reibungslos funktioniert und Sie schnell Mehrwert aus der neuen Lösung ziehen. Und auch nach dem Go-Live bleiben wir Ihr Ansprechpartner für Support und Erweiterungen.

Möchten Sie die Vorteile einer DMS-Integration für bexio erleben?

Dann vereinbaren Sie jetzt eine persönliche Live-Demo mit unseren Experten und überzeugen Sie sich, wie einfach digitales Dokumentenmanagement sein kann. Dank moderner Schnittstellentechnologie ist die Umsetzung schnell erledigt – ohne Ihre laufenden Abläufe zu unterbrechen. Kontaktieren Sie uns noch heute – wir zeigen Ihnen gerne, wie Smartdoc Ihr Dokumentenmanagement aufs nächste Level bringt und Ihren Arbeitsalltag spürbar erleichtert.

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