Digitalisierung und Automatisierung in der Immobilien-branche mit Smartdoc
Herausforderungen in der Immobilien-verwaltung
Die Immobilienbranche ist geprägt von einer Fülle an Dokumenten und Informationen. Ob Mietverträge, Nebenkostenabrechnungen, Bauakten oder Übergabeprotokolle – täglich müssen unzählige Unterlagen verwaltet und den richtigen Objekten, Mietern oder Eigentümern zugeordnet werden. Dies manuell zu bewältigen ist zeitaufwändig und fehleranfällig. Smartdoc – als führender Anbieter im Dokumentenmanagement-System (DMS) für Immobilienunternehmen – unterstützt hierbei, indem es Dokumente zentral digitalisiert, organisiert und Arbeitsprozesse automatisiert. Im Folgenden beleuchten wir konkrete Anwendungsfälle aus der Praxis, die zeigen, wie Smartdoc die Digitalisierung und Automatisierung in Immobilienverwaltungen erleichtert
Digitaler Posteingang als Lösung – Schluss mit Zettelwirtschaft
Täglich eingehende Briefpost oder E-Mails belasten die Abläufe einer Immobilienverwaltung, besonders wenn sie manuell verteilt werden müssen. Smartdoc digitalisiert den gesamten Posteingang: Sämtliche eingehenden Dokumente – ob Papierbrief, E-Mail oder Fax – werden zentral erfasst, automatisch klassifiziert und den zuständigen Mitarbeitern oder Abteilungen direkt bereitgestellt. Scannt man physische Schreiben, werden diese gemeinsam mit digital eingehenden Dokumenten in einem einheitlichen Prozess zusammengeführt, sodass Medienbrüche vermieden werden.
Nach der Erfassung ordnet Smartdoc die Posteingänge anhand ihres Inhalts den richtigen Vorgängen, Objekten oder Personen zu. Künstliche Intelligenz hilft dabei, relevante Daten zu erkennen (z. B. Absender, Objektadresse, Vorgangsnummer) und das Dokument gleich dem passenden Eigentümer und der Liegenschaft zuzuordnen. Dringende Mieterkorrespondenz landet so ohne Verzögerung beim verantwortlichen Sachbearbeiter. Durch die automatisierte Verteilung ist sichergestellt, dass alle Beteiligten zeitnah informiert sind und kein Brief mehr liegen bleibt oder verloren geht. Die Bearbeitungszeit von Anfragen verkürzt sich deutlich, was den Service gegenüber Mietern und Eigentümern verbessert.
Automatisierte Rechnungsverarbeitung
Rechnungen von Dienstleistern und Lieferanten gehören zum Tagesgeschäft jeder Hausverwaltung. Mit Smartdoc lässt sich die Eingangsrechnungsverarbeitung weitgehend automatisieren. Geht eine neue Rechnung ein – per Post oder elektronisch – wird sie umgehend digitalisiert (eingescannt oder direkt übernommen) und per OCR (optische Zeichenerkennung) ausgelesen. Wichtige Rechnungsdaten wie Absender, Rechnungsnummer, Datum und Betrag erkennt das System automatisiert und gleicht sie mit den vorhandenen Stammdaten (z. B. Lieferantendaten, Objektzuordnung) ab.
Anschliessend werden die extrahierten Informationen in einen vordefinierten Freigabe-Workflow übergeben. Zum Beispiel erhält der zuständige Immobilienbewirtschafter die Rechnung digital zur Prüfung und Freigabe auf seinem Dashboard präsentiert. Ist eine fachliche Freigabe erfolgt, wird die Rechnung automatisiert an die Buchhaltung weitergeleitet, wo ggf. noch eine finale Kontierung erfolgt. Statusänderungen und Bearbeitungsschritte werden protokolliert, sodass jeder Beteiligte jederzeit den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen kann. Das erhöht die Transparenz erheblich – „wir sehen im Workflow ganz genau, wo die Bearbeitung klemmt und können entsprechend nachhaken“, berichtet ein Anwender aus der Praxis. Zahlungsverzögerungen und verpasste Skonto-Möglichkeiten werden dadurch minimiert.
Nachdem alle Freigaben erfolgt sind, können die Rechnung rechtskonform verbuchen und archivieren. Die Rechnungsdaten werden nahtlos an die Finanzbuchhaltung übergeben – inklusive automatischer Buchung in der Immobiliensoftware (dazu mehr im nächsten Abschnitt). Zu guter Letzt wird das Belegbild zusammen mit allen Indexdaten revisionssicher abgelegt. Das bedeutet, die Rechnung ist unveränderbar archiviert und erfüllt alle Compliance-Vorgaben. Insgesamt lassen sich durch die automatisierte Rechnungsverarbeitung Bearbeitungszeit und -kosten um bis zu 75 % reduzieren, da manuelle Dateneingaben und Umlaufmappen entfallen.
Mobiler Zugriff für Mieter und Eigentümer
Nicht nur intern, auch für Mieter und Eigentümer bietet die Digitalisierung enorme Vorteile. Oft möchten Mieter ihre letzten Nebenkostenabrechnungen einsehen oder Eigentümer benötigen Unterlagen wie Versammlungsprotokolle – bislang mussten sie diese bei der Hausverwaltung anfordern. Gemeinsam mit Smartdoc können Immobilienunternehmen ein sicheres Online-Portal oder eine App bereitstellen, über die berechtigte externe Parteien jederzeit und ortsunabhängig auf freigegebene Dokumente zugreifen können.
Über das Portal lassen sich z. B. Mietverträge, Betriebskostenabrechnungen, Eigentümerabrechnungen, Versammlungsprotokolle oder Wartungsdokumente digital mit den jeweiligen Mietern und Eigentümern teilen. Jeder Nutzer hat seinen persönlichen Login und sieht dort rund um die Uhr die für ihn bestimmten Unterlagen – bequem vom PC oder Smartphone aus. Die Datenübertragung erfolgt selbstverständlich verschlüsselt und passwortgeschützt. Auf Wunsch ist sogar eine Offline-Verfügbarkeit bestimmter Dokumente möglich, falls beispielsweise ein Verwalter vor Ort ohne Internetzugang Informationen benötigt. Für die Hausverwaltung bedeutet das weniger Rückfragen und geringeren Aufwand, da viele Auskünfte zur Immobilie selbständig vom Kunden im Portal abgerufen werden können. Die Kommunikation mit Mietern und Eigentümern wird transparenter und effizienter, was die Kundenzufriedenheit erhöht. Zudem sind sensible Dokumente besser geschützt, denn nur legitimierte Personen erhalten Zugriff – optional lässt sich auch eine Zwei-Faktor-Authentifizierung einbinden, um die Sicherheit weiter zu steigern.
Integration mit Immobiliensoftware
Ein grosser Mehrwert der Lösungen von Smartdoc ist die nahtlose Integration in bestehende Immobiliensoftware-Lösungen wie Rimo R5, ImmoTop2, GARAIO REM oder AbaImmo. In vielen Immobilienverwaltungen bilden diese ERP-Systeme das Herzstück für Objektstammdaten, Mietbuchhaltung und Nebenkostenabrechnung. Smartdoc ergänzt diese Systeme um leistungsstarke DMS-Funktionen, ohne als Insellösung danebenzustehen. Über standardisierte Schnittstellen (DMS-Connectoren) tauscht Smartdoc Daten und Dokumente direkt mit den Fachanwendungen aus.
Konkret bedeutet das beispielsweise: Sobald eine Rechnung final freigegeben ist, werden alle Buchungsdaten automatisch an die Immobiliensoftware (z. B. ImmoTop2 oder Rimo R5) übertragen und dort verbucht. Die manuelle Doppel-Erfassung von Rechnungen in der Buchhaltung entfällt komplett. Umgekehrt können Stammdaten aus der Immobiliensoftware genutzt werden, etwa um Dokumente automatisch dem richtigen Mietobjekt oder Vertragspartner zuzuordnen. Dies garantiert Konsistenz – jeder Beleg ist im DMS mit den passenden Objekt- und Mieterdaten verknüpft, wie sie in der Software hinterlegt sind. Mitarbeiter profitieren davon, dass sie aus ihrer gewohnten Immobiliensoftware heraus direkt auf archivierte Dokumente zugreifen können. Ein Klick im Objektstamm genügt, um alle zugehörigen Verträge, Rechnungen oder E-Mails anzuzeigen, die im DMS abgelegt sind. Die tiefe Verknüpfung der Systeme erspart Zeit bei der Suche und vermeidet Fehler durch Medienbrüche. Viele Immobiliensoftware-Anbieter (z. B. W&W für ImmoTop2/Rimo R5 oder Abacus für AbaImmo) unterstützen diese Integration aktiv und empfehlen ein DMS als Erweiterung, um dokumentenbezogene Prozesse optimal abzudecken. Mit einer DMS-Lösung als integraler Bestandteil wird aus der Immobiliensoftware eine ganzheitliche Lösung für alle Daten und Dokumente.
Digitale Workflows für Immobilienunternehmen
Die Verwaltung von Immobilien beinhaltet zahlreiche wiederkehrende Prozesse, die sich idealerweise digitalisieren und automatisieren lassen. Smartdoc stellt hierfür eine Workflow-Engine bereit, mit der sich individuelle Abläufe in elektronische Prozesse überführen lassen. Mietvertragsprozesse sind ein gutes Beispiel: Die Erstellung eines neuen Mietvertrags kann von der ersten Dateneingabe über die juristische Prüfung bis zur Unterzeichnung komplett digital abgebildet werden. Alle erforderlichen Stellen werden automatisch beteiligt – etwa indem das System die Rechtsabteilung benachrichtigt, sobald der Vertragsentwurf vorliegt, oder eine Erinnerung verschickt, wenn die Unterschrift des Geschäftsführers aussteht. Ebenso lassen sich Vertragsverlängerungen oder Kündigungen als standardisierte Workflows definieren, sodass keine Frist mehr versäumt wird.
Neben Verträgen können nahezu alle administrativen Prozesse in der Immobilienverwaltung digital unterstützt werden:
von der Mieterkommunikation (z. B. automatisierte Antworten auf Anfragen oder Meldungen) über Schadensmeldungen (digitale Erfassung eines Schadens durch den Mieter mit anschliessender Auftragsvergabe an einen Handwerker) bis hin zur Bearbeitung der jährlichen Nebenkostenabrechnungen. Letzteres lässt sich etwa durch Workflow-Unterstützung vereinfachen, indem das System automatisch alle relevanten Belege sammelt, die Abrechnung zur Freigabe vorlegt und anschliessend die Dokumente an die Mieter versendet. Auch Gebäudemanagement-Prozesse wie Wartungsplanungen, Prüfungsfristen oder Versicherungsfälle können mit Workflows überwacht werden. Durch diese Automatisierung wiederkehrender Aufgaben gewinnen Mitarbeiter wertvolle Zeit für wichtigere Tätigkeiten. Gleichzeitig steigt die Prozessqualität: Einmal eingerichtete digitale Workflows sorgen dafür, dass jede Aufgabe zur richtigen Zeit an die richtige Person gelangt und nachverfolgt werden kann. Nichts gerät in Vergessenheit, und es ist jederzeit transparent, wer gerade welchen Schritt bearbeitet. Dank Vorlagen und hinterlegter Regeln laufen viele Vorgänge fast von allein – etwa werden in neu erzeugten Dokumenten bestimmte Felder automatisch mit aktuellen Stammdaten befüllt. Für Immobilienunternehmen bedeutet dies schnellere Durchlaufzeiten, weniger Fehler und insgesamt schlankere Abläufe.
Revisionssichere Archivierung und Compliance
Bei all der Digitalisierung darf die Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungs- und Datenschutzvorschriften nicht zu kurz kommen. Smartdoc unterstützt Immobilienverwaltungen dabei, Dokumente revisionssicher zu archivieren und sensible Daten zu schützen. Alle Unterlagen – von Mietverträgen über Personaldaten bis zu Buchhaltungsbelegen – werden in einem zentralen Archiv abgelegt, wo jede Aktion protokolliert wird und nachträgliche Änderungen ausgeschlossen sind. Dies erfüllt die Anforderungen beispielsweise der GoBD (in Deutschland) oder anderer Compliance-Vorgaben zur Unveränderbarkeit von Geschäftsdokumenten.
Zugriffsrechte lassen sich fein granuliert steuern: Nur autorisierte Mitarbeiter sehen oder bearbeiten bestimmte Dokumente. Etwa kann festgelegt werden, dass Mietverträge nur von der Geschäftsleitung und der Rechtsabteilung einsehbar sind. Sämtliche Zugriffe und Änderungen sind lückenlos nachvollziehbar (Stichwort Audit-Trail). Moderne Sicherheitsstandards wie Verschlüsselung bei der Datenübertragung, regelmässige Backups und die Unterstützung von Mehrfaktor-Authentifizierung sorgen zusätzlich dafür, dass vertrauliche Informationen optimal geschützt sind.
Ein weiterer Aspekt von Revisionssicherheit ist die Aufbewahrungsfristverwaltung. Smartdoc hilft dabei, vorgeschriebene Archivierungszeiträume einzuhalten. So kann das System z. B. automatisch daran erinnern oder selbst durchführen, dass bestimmte Dokumente nach zehn Jahren archiviert oder gelöscht werden – gemäss den gesetzlichen Vorgaben und internen Richtlinien. Dadurch bleiben die digitalen Akten immer aufgeräumt und prüfungssicher, was insbesondere bei Betriebs- oder Wirtschaftsprüfungen essentiell ist.
Die Vorteile für Immobilienunternehmen auf einen Blick:
Eine DMS Lösung bietet handfeste Vorteile speziell für die Immobilienbranche. Hier einige der wichtigsten Pluspunkte, praxisnah erläutert:
Fazit: Digital gut aufgestellt mit Smartdoc
Die Beispiele zeigen deutlich, wie ein spezialisiertes DMS die Digitalisierung in der Immobilienbranche vorantreibt. Von der ersten eingehenden Post über die Rechnungsfreigabe bis hin zur Bereitstellung von Dokumenten für Mieter und Eigentümer – medienbruchfreie, automatisierte Prozesse machen die Immobilienverwaltung effizienter, transparenter und kundenfreundlicher. Mitarbeiter können sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren, während Routineaufgaben im Hintergrund von Workflows erledigt werden. Informationen und Dokumente sind jederzeit auffindbar und aktuell, was fundierte Entscheidungen erleichtert. Gleichzeitig stellt Smartdoc sicher, dass alle Compliance-Anforderungen erfüllt werden und vertrauliche Daten geschützt sind
Mit Smartdoc als digitalem Rückgrat ihrer Dokumentenprozesse sind Immobilienunternehmen optimal für die Zukunft aufgestellt. Die Mischung aus effizienter Dokumentenverwaltung und branchenspezifischen Workflows erleichtert den Arbeitsalltag spürbar und steigert die Produktivität. Letztlich bedeutet dies: mehr Zeit für das Wesentliche – sei es der persönliche Service für Mieter und Eigentümer oder die strategische Weiterentwicklung des Immobilienportfolios. Die Digitalisierung mit Smartdoc ist somit nicht nur ein technisches Upgrade, sondern ein echter Wettbewerbsvorteil in der Immobilienbranche.