Die wichtigsten Punkte zum Dokumenten-management System (DMS)
Ein DMS ist der Schlüssel zur erfolgreichen Digitalisierung.
Dokumentenmanagement-System (DMS) einfach erklärt
Ein Dokumentenmanagement-System, oft auch abgekürzt als DMS bezeichnet, ist eine verbreitete Softwarelösung. Die Aufgabe eines DMS ist, den Umgang mit digitalen Dokumenten in einer Organisation einfacher und effizienter zu gestalten. Damit ist es ein wichtiges Element der Digitalisierung in einem Unternehmen.
Was sind die Funktionen eines DMS?
Ein Dokumentenmanagement-System dient der Dokumentenorganisation, der Versionierung, der Zugriffskontrolle, der Suche von und in Dokumenten, dem Workflow-Management, der Sicherung und Wiederherstellung sowie der Integration mit anderen Systemen.
Die wichtigsten Funktionen des Dokumentenmanagement-Systems kurz erklärt:
Dokumentenorganisation: Das DMS kann verschiedene digitale Dateiformate, wie Textdateien, Tabellen, Bilder und weitere digitale Dokumente, speichern sowie verwalten. Die Dokumente lassen sich mit dem DMS für schnelleren Zugriff nach verschiedenen Kriterien sortieren.
Zugriffskontrolle: Die Berechtigung, auf bestimmte Dokumente zuzugreifen oder diese zu bearbeiten, kann mit einem digitalen Dokumentenmanagement-System auf einzelne Benutzer oder Gruppen beschränkt werden. So wird die Sicherheit und Vertraulichkeit von Informationen erhöht.
Workflow-Management: Ein DMS erlaubt das Automatisieren von Arbeitsabläufen sowie das Einrichten von Workflows im Zusammenhang mit Dokumenten. Beispiele hierfür sind etwa das Genehmigen von Dokumenten, das Weiterleiten von Aufgaben und/oder die Benachrichtigung über Änderungen.
Integration mit anderen Systemen: Ein DMS kann für einen nahtlosen Datenaustausch mit anderen Unternehmensanwendungen integriert werden. Welche Schnittstellen wir hierfür anbieten, wird etwas weiter unten beschrieben.
Was haben Prozessoptimierung und Dokumentenmanagement-Systeme gemeinsam?
Beide haben das gleiche Ziel: Effizienz und Produktivität in Organisationen zu verbessern. Die Prozessoptimierung konzentriert sich auf das Analysieren und Verbessern von Abläufen. Ein Dokumentenmanagement-System ist wiederum ein konkretes Werkzeug für einen effizienteren, produktiveren Umgang mit Dokumenten und Informationen im Zusammenhang mit Geschäftsprozessen.
Langfristig erzielt man durch das Automatisieren von Aufgaben mehr Effizienz. Wenn im Zuge einer Prozessoptimierung repetitive Aufgaben automatisiert werden, spart das Unternehmen Zeit und Ressourcen. Mit einem DMS lässt sich zum Beispiel der Rechnungsprozess einfach automatisieren: Über einen Dokumenten-Workflow wird der automatische Prozess von der Genehmigung bis zur Archivierung eingerichtet.
Die besten Auswirkungen auf die Arbeitsweise in einer Organisation werden erzielt, wenn die Prozessoptimierung und das DMS synergetisch wirken. So kann der Einsatz eines Dokumentenmanagement-Systems ein integraler Bestandteil eines breiteren Ansatzes zur Prozessoptimierung sein.
Ein interessanter Fakt in diesem Zusammenhang: Ohne digitales Dokumentenmanagement benötigt ein Mitarbeiter durchschnittlich 18 Minuten, um ein Dokument zu finden.
Wie schnell kann ein Dokumentenmanagement-System eingeführt werden?
Je nach spezifischen Anforderungen und Umständen eines Unternehmens kann die Geschwindigkeit der Einführung eines DMS variieren. Verschiedene Faktoren spielen hierbei eine Rolle. Zu diesen zählen:
- Komplexität der Anforderungen
- Grösse des Unternehmens
- Bereitschaft der Mitarbeiter
- Art des Systems: cloudbasiert oder On-Premises
- Integration mit bestehenden Systemen
Statt aufs Tempo sollte bei der Einführung vor allem auf die Qualität geachtet werden. Sorgfältige Planung sowie die entsprechende Schulung der Mitarbeiter spielen eine grosse Rolle für die erfolgreiche Umsetzung und dürfen nicht zu kurz kommen. Gerne beraten wir Sie umfassend und stellen Ihnen unsere bewährten Produkte vor.
Welche Vorteile hat ein DMS?
Die konkreten Vorteile, die das Dokumentenmanagement-System einem Unternehmen bringt, hängen von den spezifischen Anforderungen und Geschäftsprozessen ab. Die Implementierung eines DMS sollte jedoch immer als eine strategische Investition betrachtet werden, die langfristige Vorteile in Bezug auf Effizienz, Sicherheit und Wettbewerbsfähigkeit verspricht.
Und was sind die möglichen Nachteile?
- Kosten
- Komplexität
- Abhängigkeit von Technologie
- Datenschutz- und Sicherheitsbedenken
- Integration mit bestehenden Systemen
Gerne unterstützen wir Sie als Ihr kompetenter Partner für DMS in der Schweiz dabei, optimal von Ihrem digitalen Dokumentenmanagement zu profitieren.
Ist ein Dokumentenmanagement-System revisions- und rechtssicher?
Wenn wichtige Aspekte wie Versionierung, Zugriffskontrolle, Sicherheitsmechanismen (Verschlüsselung, regelmässige Backups) und Langzeitarchivierung berücksichtigt werden, lässt sich Revisions- und Rechtssicherheit gewährleisten. Digitales Dokumentenmanagement kann dazu beitragen, die Compliance mit gesetzlichen Vorschriften sicherzustellen. Das von uns eingesetzte Dokumentenmanagement-System DocuWare erlaubt Ihnen zudem, elektronische Signaturen zu benutzen, die in vielen rechtlichen Kontexten anerkannt sind.
Allgemein hängt die Revisions- und Rechtssicherheit allerdings nicht nur von der Technologie ab. Wie die Mitarbeiter das System nutzen, spielt ebenfalls eine grosse Rolle. Mit Schulungen sowie klaren Richtlinien können Sie zu rechtssicherer Nutzung beitragen.
Haben Sie gewusst?
Gibt es passende DMS-Schnittstellen zu der von uns eingesetzten Software?
Das von uns verwendete Produkt DocuWare ist standardmässig mit verschiedenen Schnittstellen ausgestattet. Gemeinsam mit DocuWare erhalten Sie die Desktop-Apps Connect to Outlook, Import, Printer, Scan sowie Windows Explorer Client. Zusätzlich unterstützt es einige ERP-Systeme, darunter:
Was haben künstliche Intelligenz (KI) und DMS gemeinsam?
Künstliche Intelligenz (KI) und DMS sind ideal dafür geeignet, Prozesse zu automatisieren. Wird etwa in einem DMS ein automatischer Workflow eingerichtet, kann eine KI hierbei bestimmte Entscheidungen automatisch treffen. Der Einsatz von KI-Techniken wie maschinellem Lernen erlaubt, Muster und Trends in Daten zu identifizieren. Darüber hinaus kann ein DMS die KI-Algorithmen nutzen, um die Benutzererfahrung zu verbessern. Was aber besonders heraussticht, ist die mögliche Effizienzsteigerung. Durch die Integration von KI ins DMS kann es repetitive Aufgaben übernehmen und Zeit sowie Kosten einsparen. Mitarbeitern ist es dann möglich, sich auf anspruchsvollere Aufgaben zu fokussieren.
Überhaupt arbeiten KI und DMS oft zusammen, um die Verwaltung sowie Nutzung von Daten effektiver, effizienter und intelligenter zu gestalten. Durch die Integration von KI-Technologien in ihr digitales Dokumentenmanagement profitieren Unternehmen von fortgeschrittenen Analysemöglichkeiten, automatisierten Prozessen sowie einem besseren Nutzungserlebnis. Für optimale Resultate erfordert die Implementierung von KI in ein DMS allerdings spezifische Fachkenntnisse und muss ausführlich geplant werden. Als Ihr erfahrener Partner für DMS in der Schweiz stehen wir Ihnen gerne mit Rat und Tat zur Seite.
